Rangkaian Khidmat Awam Negeri Sarawak
A MONTHLY SUPPLEMENT OF RAKAN SARAWAK BULLETIN

(People, events, activities and programmes which make for a total quality-managed Sarawak Civil Service)

ISSN 1394-5726

 
   Online Publisher:
   
 
   Contents provided by:
   
 

Amanat Perdana YB Datuk Amar Setiausaha Kerajaan Sarawak

Majlis ini merupakan satu forum penting untuk kita bersama kerana ianya memberi peluang untuk saya berjumpa dengan semua pegawai kanan dari Perkhidmatan Awam di awal tahun ini. Majlis ini diadakan untuk menyampaikan arah tuju perkhidmatan awam, strategi dan dasar jangka pendek dan panjang ke arah pencapaian wawasan kita bersama. Dengan ini diharap kita semua akan sealiran dan mempunyai hala tuju yang sama di dalam usaha mencapai matlamat kerajaan kita.

Perkhidmatan Awam Negeri perlu ditukar atau harus melalui proses transformasi untuk menjadi sebuah Perkhidmatan Awam yang berasaskan ilmu (knowledge based civil service). Ia haruslah bertukar menjadi tonggak utama atau tulang belakang kerajaan untuk mengasaskan ekonomi yang berasaskan ilmu (k-based economy) Ia juga harus mempamerkan keupayaan dan kesediaan dalam menempuhi cabaran alaf baru, cabaran globalisasi, liberalisasi dan ekonomi yang terbuka. Justeru itu, fokus strategik yang perlu ditekankan dalam Rancangan Malaysia ke-8, adalah untuk mewujudkan transformasi budaya dalam perkhidmatan awam negeri.

Peranan Perkhidmatan Awam

Apakah peranan-peranan yang patut dijalankan oleh perkhidmatan awam dalam usaha kita menuju kepada ekonomi yang berasaskan ilmu ini?

Pertama sekali, perkhidmatan awam perlu menjadi pemangkin atau catalyst untuk proses perubahan di dalam perkhidmatan awam dan juga di dalam masyarakat dan seterusnya mempertingkatkan jentera pembangunan supaya negeri kita dapat mencapai tahap negeri membangun dalam tahun 2020.

Kedua, perkhidmatan awam hendaklah mentadbirkan kerajaan negeri dengan cara yang boleh menyegerakan pembangunan ekonomi yang berasaskan ilmu. Ia hendaklah merancang, mengatur dan memantau program yang boleh mengubahkan perkhidmatan awam dan masyarakat kita. Usaha yang tulin diperlukan untuk memastikan bahawa program dan projek Rancangan Malaysia Kelapan akan dirancang dan dilaksana dengan mengambil kira objektif ini.

Ketiga, kita hendaklah mengeratkan perhubungan di antara perkhidmatan awam dengan swasta di dalam penggunaan dan pembangunan ICT. Jalinan ini perlu untuk mempercepatkan pengunaan perkhidmatan secara elektronik di bawah program e-government oleh orang ramai atau pelanggan kita.

Latarbelakang

Kerajaan Negeri Sarawak merupakan salah sebuah negeri yang menjadi pengguna ICT pertama di negara kita untuk mempertingkatkan kualiti dan keberkesanan jentera kerajaan dan memberi perkhidmatan yang lebih baik. Pelaksanaan program ICT telah mula dibangunkan secara yang lebih teratur dengan tertubuhnya Majlis IT Negeri dan Syarikat SAINS Sdn Bhd dalam tahun 1993. Penubuhan SITRC dalam tahun 1999 melicinkan lagi agenda ICT di Sarawak di dalam usahanya untuk memberi kesan yang maxima dari sumber yang terhad.

Beberapa projek sedang dijalankan oleh SAINS di bawah agenda E-Government Kerajaan Negeri yang selaras dengan agenda E-Government Kerajaan Pusat di bawah NITA (National IT Agenda). Lebih kurang 200 aplikasi telah dibangun dan disiapkan oleh SAINS termasuk PMS, State Financial Management and Information system, LASIS, GIS, LMS, EBPPS.

Usaha E-Government tidak hanya merupakan penam-bahbaikan jentera kerajaan dengan menggunakan komputer, tetapi juga untuk menjalinkan hubungan elektronik di antara sektor swasta dan masyarakat dengan kerajaan menerusi media elektronik. Perkhidmatan yang diberi secara elektronik dijangka akan menambah kecekapan, kualiti dan produktiviti perkhidmatan. Penggunaan elektronik akan juga meninggikan kepuasan pelanggan oleh kerana perkhidmatan tersebut boleh didapati pada bila-bila masa dan di mana sahaja asalkan kita mempunyai komputer dan jaringan internet.

Banyak usaha yang telah diambil kerajaan untuk meningkatkan kompetensi pegawai perkhidmatan awam terutama skali di dalam penggunaan ICT. Beberapa program latihan anjuran SAINS dan CMM telah dijalankan dan lebih 18,000 orang pegawai telah mengikuti modul anjuran SAINS. Selain itu kompetensi juga dipertingkatkan dalam bidang lain seperti pembangunan diri, kepimpinan, kerja berpasukan, pengurusan proses, komunikasi, etika kerja, pembangunan organisasi dan lain lain lagi.

Banyak program yang telah dijalankan di dalam RMK8 untuk membantu Perkhidmatan Awam Negeri untuk mencapai matlamat menjadi perkhidmatan berasaskan ilmu. Ini termasuk inisaitif kualiti seperti TQM, dan pelaksanaan Sistem ISO 9000 yang sekarang di tingkatkan kepada ISO 9000 (2000). Kita telah memulakan pelaksanaan Balance Scorecards di empat buah agensi perintis, memperluaskan penubuhan KMK dan pengubalan rancangan strategik organisasi.

Pada masa yang sama prasarana untuk ICT telah juga ditambah di mana jaringan Fibre Optik yang menjadi tulang belakang Sarawaknet akan dinaik taraf dari 2Mbps kepada 8 Mbps. Sambungan jaringan ini ke tempat lebih kecil dan jauh adalah dengan menggunakan VSAT dan talian Telekom. Pada masa sekarang talian ini boleh berfungi memberi sambungan Sarawaknet tetapi ianya tidak mencukupi dan lambat dan tidak akan dapat menampung permintaan pengguna yang semakin meningkat.

Kemajuan yang ketara telah dicapai oleh Perkhidmatan Awam negeri di dalam usahanya mempertingkatkan prestasi dan kualiti perkhidmatan di dalam usaha untuk mencapai objektif menjadi perkhidmatan awam yang berasaskan ilmu. Tetapi banyak lagi pembaharuan dan penambahbaikan yang perlu dilakukan. Pada masa yang sama Perkhidmatan Awam perlu menjadi lebih telus, lebih fleksible dan tidak terkungkung .

Wawasan

Kerajaan Negeri akan membangunkan sebuah Perkhidmatan Awam yang berkompetensi tinggi, berteraskan nilai murni dan proaktif, yang setanding dengan mana-mana perkhidmatan lain didunia ini.

Kompetent :

Produktif, berilmu, belajar berterusan dan berasaskan ICT.

Bernilai tinggi :

Mempunyai prinsip, ketelusan, berintegriti

Proaktif :

Berinovasi, boleh berubah dan bertindak mengambilkira permintaan pelanggan.

Strategi

Sebagai menyahut cabaran untuk mempercepatkan perubahan Perkhidmatan Awam dan disertai oleh tren global yang semakin ketara pengaruhnya terhadap perkhid-matan awam negeri, maka beberapa strategi perlu digubal dan dilasanakan bersama untuk pencapaian wawasan tersebut. Strategi ini boleh dibahagi kepada empat bahagian :

a. Pembangunan dan Pengurusan Sumber Manusia yang lebih intensif.

b. Perubahan kepada Organisasi dan struktur organisasi

c. Pembaikan proses Kerja dengan “reengineering”

d. Penggunaan dan perluasan ICT.


a) Pembangunan Dan Pengurusan Sumber Manusia

1. Pembangunan Sumber Manusia Berasaskan Kompetensi

Pada penghujung tahun 2002, perkhidmatan awam di seluruh negara telah diperkenalkan dengan Sistem Saraan Malaysia (SSM). Implikasi pelaksanaan SSM ini telah menampakkan perubahan dalam struktur organisasi setiap jabatan dan agensi kerajaan. Dengan demikian pengamalan pergerakan gaji secara mendatar, menegak dan melintang tidak akan dipraktikkan lagi. SSM memberi anjakan gaji yang bersamaan dengan pergerakan gaji secara melintang berdasarkan kepada keputusan ujian dan penilaian yang sesuai.

Dengan pelaksanaan strategi ini, semua jawatan akan diisi oleh pegawai yang kompeten sahaja dan kompetensi ini akan dipertingkatkan sepanjang masa, malah, selagi ia nya berada di dalam perkhidmatan awam. Tumpuan utama di sini adalah penekanan kepada life-long learning.

Semua agensi dikehendaki membuat compentenscy profile untuk jawatan atau kumpulan jawatan di bawah tanggungjawab mereka. Pengawas akan menggunakan profil ini untuk menempat dan menilai mereka yang akan mengisinya. Langkah seterusnya ialah untuk menilai jurang kompetensi competency gap untuk setiap individu yang diadakan bersama dengan penilaian prestasi setiap tahun. Data ini akan digunakan untuk membangun program latihan supaya tidak ada jurang kompetensi untuk semua individu.

Semua inisiatif Pembangunan Sumber Manusia seperti latihan, seminar, belajar di tempat bekerja, latihan dalam perkhidmatan akan diasaskan kepada kompetensi.

Semua pengambilan, penempatan kerja, penilaian prestasi, kenaikan pangkat, anugerah dan pemberian galakan akan diasaskann kepada kompetensi yang tertentu.

Kompetensi kumpulan di tiap-tiap gred akan dibangunkan dan ditetapkan sebagai kompetensi teras core competencies dan setiap pegawai yang berada di gred tersebut hendaklah mempunyai semua kompetensi sebelum ianya boleh dinaikkan pangkat. Proses ini akan di masukkan di dalam sistem Pengurusan Sumber Manusia PMS dan HRMIS.


2. Pembentukan Sebuah Perkhidmatan Yang Boleh Menarik Talents

Hala tuju dan polisi pembangunan sumber manusia dalam konteks pelaksanaan SSM turut beralih fokus. Selain itu, tumpuan juga diberikan terhadap peningkatan dan pengukuhan kompetensi dan peningkatan prestasi. Perhatian yang lebih mendalam juga akan diberi terhadap keberkesanan dan kecekapan dalam membangunkan sumber manusia bagi memastikan tenaga kerja yang lebih bermotivasi dan mempunyai kepuasaan bekerja yang menghasilkan perkhidmatan yang lebih berkualiti. Ini akan manarik mereka yang berkebolehan dan bekelayakan tinggi untuk memasuki perkhidmatan awam.

Pengambilan pekerja baru akan berasaskan syarat-syarat yang lebih ketat dan memberi keutamaan kepada kompetensi yang bersesuaian.

Untuk meluaskan lagi jumlah pemohon, pengiklanan jawatan kosong boleh dibuat melalui internet. Begitu juga borang permohonan dan pemberitahuan akan dibuat secara online.

Usaha akan dibuat untuk penyelarasan supaya pegawai di dalam skim perkhidmatan yang sama di agensi berlainan akan dimasukkan dalam satu kumpulan untuk membolehkan penempatan pegawai di berbagai agensi dan lebih penting untuk pembangunan kerjaya pegawai.

Usaha juga dibuat untuk menukar jawatan di peringkat atas kepada “jawatan terbuka” supaya jawatan tinggi akan dibuka lagi kepada lebih ramai pegawai untuk memastikan pegawai yang betul-betul cekap berpeluang dinaikan pangkat.

Membolehkan lantikan terus ke gred yang sesuai untuk membuka jawatan tinggi dalam perkhidmatan awam kepada pegawai dari swasta.

Dasar Kerajaan untuk memastikan supaya tiap-tiap pegawai akan diberi peluang untuk berkhidmat di pelbagai jawatan supaya mereka berpeluang membangun kompetensi yang berlainan untuk pembangunan pegawai multi-discipline.

Kerajaan juga akan terus menyediakan suasana kerja yang lebih baik dari segi prasarana fisikal seperti tempat kerja yang sesuai, peralatan yang lebih canggih, tempat ibadah, rekreasi dan tempat rehat.

Satu sistem galakan akan digubal di mana markah point system akan diberi kepada mereka untuk digunakann sebagai asas naik pangkat, pemberian hadiah, medal dan lain-lain pengiktirafan.

Proses pembangunan wawasan dan misi agensi, pengubalan strategi dan dasar hendaklah dibuat dengan menggunakan kumpulan, menerusi sesi percambahan fikiran dan bengkel.

Agensi digalakkan men-gadakan Hari Keluarga bagi tujuan mempereratkan salitul-rahim, menambahkan jaringan dan persafahaman dan memberi kesejehteraan kepada keluarga pegawai.

3. Penstrukturan Dasar dan Program Latihan

Polisi pembangunan sumber manusia seterusnya juga diperkukuhkan dan dibawa ke satu tahap yang tinggi untuk membawa perubahan yang diperlukan. Dasar ini akan memberi faedah kepada individu dan organisasi, menggalak dan memudah cara pembelajaran berterusan serta pembangunan di kalangan anggota perkhidmatan awam melalui latihan serta aktiviti pembangunan kendiri (self development). Usaha ini diharap akan dapat membangun learning organisasi untuk memudah cara dan menyokong usaha mewujudkan individual dan organisational learning.

Selaras dengan pelaksanaan SSM, kemajuan teknologi serta keperluan pengetahuan dan kemahiran di era pengurusan ilmu, peranan HR Focal Person juga perlu dikaji semula, diperkembang dan diper-kukuhkan. Sekarang, mereka bukan sekadar memegang peranan tradisional sebagai koordinator, pentadbir dan pegawai penghubung (liaison) bagi program dan aktiviti pembangunan sumber manusia, malah juga memainkan pelbagai peranan baru yang lebih dinamik termasuk perekabentuk kuri-kulum, penggubal dan penilai soalan-soalan peperiksaan, jururunding dalaman, fasilitator, jurulatih dan pengajar, pegawai penilai, pembimbing pendidikan dan kerjaya, dan juga sebagai perancang.

Peranan HR Focal Point di peringkat Jabatan akan dikaji semula untuk memastikan wujudnya pembangunan model kecekapan bagi HR Focal Point dalam perkhidmatan awam negeri Sarawak. HRD Focal Point juga akan menjadi asas kepada penubuhan Unit HRD di peringkat agensi.

Rancangan Latihan (Training Plans) tahunan adalah tanggungjawab ketua Jabatan dan agensi dan HR Focal Point hanyalah bertindak sebagai koordinator untuk memastikan rancangan tersebut dibuat dan dihantar kepada Unit HRD, Jabatan Ketua Menteri.

Program Latihan Teras seperti Management Development Program (MDP), Executive Development Program (EDP), Supervisory Development Program (SDP) dan Support Staff Development Program (SSDP), perlu mengalami perubahan sejajar dengan keperluan dan perkembangan semasa, terutama dari aspek kandungan kursus, metodologi pengajaran dan pembelajaran dan pengukuran dan penilaian

Selaras dengan matlamat SSM yang mengutamakan pembelajaran berterusan dan peningkatan kecekapan, keperluan kakitangan Perkhidmatan Awam Negeri yang berada di dalam Kumpulan Artisan and Tradesman turut diberi perhatian. Demi melahirkan pekerja mahir dan separa mahir, Perkhidmatan Awam Negeri akan melaksanakan program Pentauliahan Pencapaian Terdahulu (PPT) supaya membolehkan mereka yang mahir tetapi tiada pengiktirafan dapat ditauliahkan dengan Sijil Kemahiran Malaysia (SKM) di bawah Majlis Latihan Vokasional Kebangsaan (MLVK). Dengan pendekatan ini, tenaga pekerja terbabit hanya perlu mengemukakan bukti-bukti kecekapan, iaitu pengalaman dan pencapaiannya, untuk diukur, dinilai dan seterusnya untuk diperakui. Justeru itu, pekerja ini bolehlah ditauliahkan dengan Sijil Kemahiran Malaysia. Program PPT akan dilaksanakan ke seluruh Negeri dan akan bermula dengan mengenalpasti kumpulan pekerja ini di semua agensi atau jabatan, mengendali kempen memupuk kesedaran terhadap program ini dan seterusnya mengikuti program yang dirangka.

Kesemua program ini sewajarnya bukan lagi menumpukan kepada elemen-elemen yang berkaitan pengurusan secara umum, pengetahuan serta kemahiran tentang kepimpinan malah seharusnya menekankan kepada aspek kompetensi dan pembelajaran berterusan yang kini menjadi fokus utama pembangunan sumber manusia.

Mulai Ogos 2003, Kursus Modul Induksi Kumpulan I dilaksanakan selama tiga bulan secara terus-menerus, berdasarkan arahan Surat Pekeliling Bil. 13/2002 bertarikh 29 Jun 2002. Objektif utama pelaksanaannya antara lain adalah untuk memberi pendekatan menyeluruh kepada pegawai yang baru memasuki Perkhidmatan dalam pengetahuan asas pengurusan dan kesedaran terhadap disiplin, membolehkan peserta menguasai kemahiran, kompetensi dan pengetahuan yang boleh digunakan untuk menjalankan tugas dengan lebih efisien dan efektif dan seterusnya membolehkan peserta menjiwai budaya kerja cemerlang, berdisiplin, bertanggungjawab, akauntabiliti dan taat setia kepada Perkhidmatan Awam;

Kursus Induksi ini dibahagikan kepada tiga bahagian utama iaitu :

1. Bahagian I - Asas Induksi di bawah Sistem Saraan baru (SSB), selama satu bulan;

2. Bahagian II - Executive Development Program (EDP) untuk pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, selama satu bulan dan Supervisory Development Program (SDP) untuk pegawai Kumpulan Sokongan dalam gred-gred yang setaraf dengannya, selama satu bulan. Kedua-dua program ini memberi penekanan terhadap pengurusan secara menyeluruh dan kemahiran dalam penyeliaan; dan

3. Bahagian III - Latihan Askar Wataniah untuk semua peserta kursus yang berkelayakan, selama satu bulan. Program ini memberi fokus terhadap disiplin serta jati diri pegawai. Bagi mereka yang tidak layak, mereka akan terlibat dalam program kerja amal.

Mulai tahun 2003 juga sekiranya terdapat peruntukan yang mencukupi, Kursus Induksi ini juga dihadiri oleh pegawai yang memegang jawatan sementara dalam Perkhidmatan Awam Negeri.

Selain memberikan tumpuan terhadap program latihan teras, kerajaan juga turut memberi penekanan terhadap program latihan teknikal. Intergrated Technical Training ini merupakan jalinan kerja Unit HRD, Jabatan Ketua Menteri dan Centre for Modern Management (CMM) dengan Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pertanian dan Jabatan Tanah dan Survei dan ia amat perlu diperkukuhkan lagi untuk mempertingkatkan keberkesanan program latihan teknikal yang lebih berintegrasi. Pihak CMM akan memegang peranan sebagai pelaksana semua program teknikal ini.

Seiring dengan kemajuan teknologi juga, satu sistem pengurusan latihan baru yang berasaskan IT yang dikenali sebagai Course Application Management System (CAMS) akan diperkenalkan kepada kerajaan Negeri. Sebagai permulaan, sistem ini akan menghubungkan Unit HRD, JKM dengan lima jabatan utama dan juga CMM secara on-line. Dengan ini, semua permohonan untuk mengikuti kursus yang dianjurkan oleh Unit HRD akan dapat dibuat melalui sistem ini. Beberapa pegawai berkaitan dari setiap jabatan utama serta CMM akan melalui sesi latihan bagi memastikan mereka dapat menguasai penggunaan sistem ini dengan sebaiknya. Titik tolak dari sini juga semua HR Focal Point dinasihatkan untuk memberi perhatian dan sokongan terhadap sistem ini. Semua Ketua Jabatan juga dinasihatkan untuk memberikan kerjasama sewajarnya bagi memastikan sistem ini dapat dilaksanakan di jabatan masing-masing dengan sempurna.

Kerajaan negeri juga terus berusaha menyediakan ruang kepada semua anggota perkhidmatan awam yang berhasrat untuk memajukan diri serta kerjaya mereka. Justeru itu, Skim Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) yang selama ini telah melahirkan ramai graduan berwibawa di kalangan anggota perkhidmatan awam, akan terus dipertingkatkan kualitinya dengan usaha menambahbaik polisi serta strateginya. Ini termasuklah skim pelajaran lanjutan ke peringkat sarjana yang dianjurkan oleh CMM.

Polisi dan strategi ini perlu mengalami perubahan kerana era pengurusan ilmu kini memerlukan tenaga kerja yang bukan sekadar berilmu malah berkemahiran. Selain itu, perubahan ini juga disebabkan wujudnya pelbagai kaedah pembelajaran seperti konsep pengajian maya (virtual learning), pengajian separuh masa, pendidikan jarak jauh dan sebagainya. Penekanan organisasi terhadap pembelajaran sepanjang hayat (life-long learning) turut menyumbang kepada perubahan terhadap polisi dan strategi ini.

4. Membangun Budaya Kualiti

Dalam usaha melahirkan The New Civil Service serta transformasi budaya kerja, kita tidak boleh tidak mengamalkan ciri-ciri berkualiti dalam melaksanakan tanggungjawab serta amanah yang telah diberikan. Kita seharusnya lebih peka dan sedar bahawa semua inisiatif kualiti yang diperkenalkan kepada kita sewajarnya dipraktik, demi mewujudkan anggota perkhidmatan awam yang lebih dinamik dan berdaya saing serta dapat membantu jabatan atau organisasi kita agar sentiasa meniti kemajuan dan mengamalkan budaya kerja yang positif.

Gerakan mempertingkatkan kualiti di semua agensi akan dilaksanakan secara berterusan dan kerajaan amat memandang serius dan bersungguh-sungguh meningkatkan kualiti untuk menghasilkan pembaharuan dan perubahan dalam perkhidmatan awam negeri Sarawak.

Pembaharuan pentadbiran (administrative reforms) yang dihasilkan atau diperolehi membolehkan agensi Negeri menjadi lebih berdaya saing, mengurangkan kos, serta boleh mencapai dan melebihi kehendak pelanggannya.

Beberapa inisiatif dan program kualiti telah, sedang dan akan diperkenalkan kepada kita. Antaranya adalah Total Quality Management (TQM), MS ISO 9000, Balanced Scorecard, Business Process Reengineering (BPR) dan Benchmarking. Untuk makluman, sebanyak 85 buah agensi yang mewakili 75% agensi negeri telah mendapat Sijil MS ISO 9000 (1994). Pemantauan ke atas agensi yang belum mendapat persijilan masih diteruskan. Walau bagaimanapun, tahun 2003 adalah tahun akhir bagi pelaksanaan MS ISO 9000 (1994). Mulai tahun 2004, semua agensi dikehendaki melaksanakan standard MS ISO 9000 (2000).

Untuk memudah cara pelaksanaan menukar (convert) ke standard MS ISO 9000 (2000) pihak HRD akan mengambil kira strategi seperti berikut:

• bekerjasama dengan pihak MAMPU bagi membantu agensi;

• agensi-agensi yang mampu dari segi kewangan akan diberi kelonggaran untuk melantik pakar runding luar bagi membantu mereka, tertakluk kepada kelulusan kerajaan negeri; dan

• menganjur sesi latihan melalui CMM

Hala tuju kita sekarang ini adalah memberi pendekatan terhadap pengamalan Go Back to Basics dengan memastikan pengurusan dan operasi diasaskan kepada suatu sistem kualiti menyeluruh, misalnya TQM. TQM melibatkan transformasi budaya yang berterusan, di mana trait pada masa kini diadaptasikan, diubah atau diperkukuhkan dengan amalan-amalan baru dan yang lebih efisien. Amalan-amalan tersebut melibatkan perubahan sikap dan nilai, sistem dan prosedur, prosedur operasi serta struktur organisasi.

Kita perlu meneliti kembali tentang perlunya Manual Prosidur Kerja (MPK) sebagai satu usaha untuk memperbaiki proses kerja untuk memberi consistency kepada kepuasan pelanggan kita. Berikutan dari ini, semua pegawai kerajaan sepatutnya mempunyai Fail Meja yang sekarang ini dibuat dalam bentuk elektronik. Standard Operational Procedures (SOP) juga memberi ketelusan didalam menjalankan kerja dan proses, senang diaudit dan kesinambungan perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan.

Kita juga perlu membangun sistem pengurusan berkualiti yang lebih berintegrasi, selain memformulasikan qualitative dan quantitative monitoring and evaluation system dan melaksanakannya untuk memantau dan menilai pelaksanaan inisiatif kualiti ke atas seluruh agensi kerajaan negeri Sarawak. Kejayaan pelaksanaan inisiatif-inisiatif kualiti dalam organisasi memerlukan penglibatan aktif serta komitmen pengurusan atasan, seluruh kakitangan dan semua pasukan kerja.

5. Pembentukan disiplin yang tinggi

Disiplin merupakan satu perkara yang penting yang patut diamalkan oleh pegawai kita yang berprinsip dan untuk membangunkan peribadi atau character seseorang pegawai. Banyak isu-isu disiplin telah diketengahkan termasuk disiplin kehadiran di pejabat, disiplin di dalam pengawalan harta kerajaan. Di sini saya ingin menyentuh tentang tiga perkara: Kehadiran di Majlis Kerajaan, Dress Code dan Aduan Awam

Sebagai pegawai dalam perkhidmatan awam negeri, kita seringkali diundang untuk menghadiri majlis-majlis rasmi kerajaan. Dari pemerhatian yang dibuat serta maklum balas yang saya terima, didapati bahawa majlis yang dianjurkan kurang mendapat sambutan daripada tetamu yang diundang. . Dianggarkan peratusan kehadiran tetamu ke majlis-majlis rasmi adalah di antara 20-30 peratus daripada jumlah jemputan keseluruhannya. Terdapat banyak kekosongan tempat duduk yang secara tidak langsung menampakkan pembaziran.

Pemantauan kehadiran tidak dapat dibuat dengan berkesan kerana kebanyakan dif kenamaan dan tetamu mengesahkan kehadiran mereka di saat akhir. Kes seperti ‘Jawab Hadir tetapi tidak Hadir’ sering berlaku dan dialami oleh penganjur.

Saya juga ingin memberi amaran bahawa pegawai yang didapati gagal menghadiri majlis-majlis rasmi sebanyak LIMA (5) kali berturut-turut tanpa alasan yang munasabah akan dikeluarkan daripada senarai jemputan dan tidak akan dijemput ke majlis-majlis rasmi untuk satu tempoh tertentu. Peraturan ini akan dikuatkuasakan mulai tahun ini. Kegagalan ini juga akan mengakibatkan penolakan point (minus points) bila point system ini dilaksanakan.

Dengan kemajuan yang serba canggih kini, sistem jemputan elektronik (E-Invitation) akan dilaksanakan pada tahun ini juga. Surat pekeliling telahpun dihantar untuk makluman awal kepada semua Jabatan Kerajaan dan agensi. Semua jemputan untuk majlis-majlis rasmi kerajaan akan dihantar kepada tetamu melalui e-mail masing-masing. Jawapan ke atas jemputan ini juga hendaklah dihantar balik dengan cara yang sama (e-mail).

Saya juga ingin mengingatkan setiap pegawai agar mematuhi Dress Code yang ditetapkan untuk menghadiri majlis-majlis tertentu termasuk Majlis Istiadat, di mana pakaian istiadat (Civil Service Uniform) hendaklah dipakai semasa menghadiri majlis tersebut.

Aduan awam merupakan satu sukatan kasar tentang persepsi pengguna dan pelanggan kita terhadap perkhidmatan awam. Hingga ke hari ini, terdapat peningkatan dalam aduan awam terhadap perkhidmatan jabatan-jabatan kerajaan dan agensi awam. Justeru itu, maka adalah perlu setiap Kementerian/Jabatan/Agensi mewujudkan Seksyen Perhubungan Awam masing-masing supaya dapat membantu dalam menyelesai aduan awam secara lebih efisien dan efektif.

Seksyen Perhubungan Awam di bawah Unit Perhubungan Awam dan Korporat, Jabatan Ketua Menteri (dulu dikenali sebagai Unit Hal Ehwal Awam) telah menerima sebanyak 106 aduan daripada orang awam sepanjang tahun 2002. Terdapat 48% adalah dalam kategori personel termasuk terhadap pegawai kanan dalam perkhidmatan awam manakala 52% merupakan aduan terhadap perkhidmatan yang disediakan.

Setiap aduan awam perlu ditangani secara cekap dan efisien bagi meyakinkan orang ramai terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan negeri. Aduan awam secara positifnya boleh disifatkan sebagai satu cara penyertaan rakyat dalam proses pembangunan negara. Aduan-aduan yang kita terima bukan hanya terhadap orang perseorangan malah sehingga ke peringkat orang-orang kenamaan.

Untuk itu, Ketua-Ketua Jabatan perlu lebih sensitif dan komited dalam menangani aduan-aduan awam yang menampakkan bahawa expec-tations rakyat adalah semakin tinggi terhadap pentadbiran kerajaan; atas dasar ketelusan pentadbiran perkhidmatan awam. Kepada Ketua-ketua Jabatan yang komited dalam menangani aduan awam, saya ucapkan terima kasih dan usaha ini perlu diteruskan lagi supaya rakyat akan lebih memahami cara pentadbiran kerajaan dilaksanakan dan peka terhadap masalah-masalah pelaksanaan.

Ketua-ketua Jabatan dan juga pegawai perhubungan awam perlu bekerjasama dengan agensi-agensi kerajaan lain dalam menangani dan menyelesaikan isu-isu atau aduan awam yang melibatkan jabatan masing-masing yang semakin bertambah.

Kerajaan Negeri Sarawak senantiasa bekerjasama dengan Biro Pengaduan Awam (BPA) dalam menangani aduan awam dari masa ke masa.

Secara keseluruhannya perkhidmatan awam negeri tidak menghadapi masalah disiplin yang serius. Meskipun begitu, semua Ketua Jabatan/Agensi diingatkan supaya mengambil inisiatif bagi meningkatkan disiplin di kalangan kakitangan agensi masing-masing. Inisiatif-initiatif seperti mengadakan ceramah mengenai disiplin adalah penting. Selaku Ketua Jabatan/Agensi adalah mustahak untuk menilai disiplin kendiri dan seterusnya menjadi role model kepada kakitangan bawahan. Justeru itu, kakitangan akan dapat memberi perkhidmatan tanpa fear and favour kepada rakyat.

6. Mempertingkatkan Perkhidmatan Berasaskan Kehendak Pelanggan

Meskipun secara keseluruhannya saya berpuas hati di atas mutu perkhidmatan yang telah ditunjukkan oleh semua agensi kerajaan Negeri, namun saya percaya ia masih boleh dipertingkatkan lagi. Fokus kita adlah untuk memberi perkhidmatan yang betul-betul diperlukan oleh pelanggan kita. Oleh itu, selain daripada menyediakan perkhidmatan kaunter yang berkualiti dan mengurangkan red-tape, semua agensi kerajaan Negeri juga digalakkan untuk melak-sanakan “Program Hari Bertemu Pelanggan.”

Melalui program ini, usaha Kerajaan untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik dan pengamalan konsep mesra rakyat akan dapat dicapai. Jabatan Ketua Menteri, Bahagian Pentadbiran Am dan Sumber Manusia (PASMA) mulai pada tahun ini akan mengadakan “Program Hari Bertemu Pelanggan” bersama-sama dengan Pejabat Residen dan Daerah di setiap bahagian. Program tersebut telahpun bermula di Kapit pada 23 Januari 2003 yang lepas. Usaha ini bertujuan untuk memberi peluang kepada rakyat/orang awam di luar Kuching mengenali dan mendapatkan perkhidmatan yang berkaitan secara terus daripada Jabatan Ketua Menteri amnya dan PASMA khususnya.

Di samping itu juga, semua Ketua Jabatan diingatkan supaya menyediakan buku-buku panduan yang mempunyai nilai-tambah (seperti memasukkannya di laman web) mengenai tugas dan proses kerja masing-masing untuk kemudahan pelanggan dan orang ramai ketika berurusan dengan mereka. Semua agensi diminta untuk memulakan projek ini jika mereka belum berbuat demikian tahun ini.

7. Meningkat dan Memperkemas Peranan JKKK

Sejak tahun 1998 kerajaan telahpun meluluskan garis paduan penubuhan Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK) yang baru untuk memperkemaskan dan memantapkan lagi fungsi dan peranan JKKK di negeri Sarawak. Selaras dengan keputusan tersebut saya mengambil kesempatan ini untuk mengingatkan Residen dan Pegawai Daerah supaya terus memantau dan berdampingan dengan JKKK terutamanya dalam usaha untuk memajukan kampung, daerah dan bahagian masing-masing. JKKK adalah suatu institusi yang menjadi sebahagian daripada jentera pentadbiran kerajaan yang paling bawah, iaitu di peringkat rumah panjang dan kampung. Oleh itu, Institusi JKKK di Sarawak perlu diperkuat dan dimantapkan untuk mengerakkan pemimpin-pemimpin di peringkat kampung dan rumah panjang supaya lebih berdaya saing dan berdaya maju dalam mengharungi cabaran wawasan 2020.

JKKK perlu dijadikan badan perhubungan antara orang-orang kampung dengan kerajaan dan badan-badan bukan kerajaan (NGO’s) dari segi pemahaman tentang dasar Kerajaan dan cara pelaksanaannya.

8. Membangun Pegawai yang berfikir dan berkebolehan untuk Penganalisaan Dasar

Pegawai Perkhidmatan Awam perlu melalui proses pembelajaran berterusan dari mula iaitu dari hari ia memasuki Perkhidmatan Awam sampailah ia keluar dari perkhidmatan. Dia mestilah membangun kapasiti untuk berfikir secara strategik, berfikir dengan lebih dalam (at a higher level) dan berfikir kelabu (think grey).

Pembangunan kebolehan berfikir ini akan diusahakan dengan program asas bagi pegawai kanan dengan mengadakan workshop, case studies dan seminar.

Pegawai juga akan ditempatkan di agensi atau syarikat swasta (kerajaan dan bukan kerajaan) seperti Shell dan Petronas supaya mereka boleh belajar cara-cara membuat keputusan dan yang penting untuk membangun cara berfikir yang lebih baik.

Pegawai juga akan digalakkan untuk mempelajari kebolehan lain supaya mereka menjadi multi skilled. Ini penting bagi pegawai d peringkat bawahan supaya masa dan kebolehan mereka akan dapat digunakan sepenuhnya (driver/messenger/clerk/mechanics).

Ganjaran dan hadiah yang sesuai diberi untuk mereka yang menunjukkan inovasi dan yang dapat mereka sesuatu yang boleh menjimatkan perbelanjaan, mempercepatkan proses dan menambah hasil pendapatan.

Kementerian dan agensi juga digalakkan untuk memper-tingkatkan keupayaan untuk perancangan, analisa dan pembentukan dasar, (policy planning, analysis and formulations). Kerajaan akan melatih dan mengambil pegawai pakar yang mempunyai kepakaran dan pengalaman untuk menjalankan kajian dan penganalisaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berkesan, terutama sekali dalam bidang pelaburan (investments) dan penilaian projek.

Kerajaan juga akan membuat hubungan dengan institusi kajian, universiti dan badan berkecuali (NGO) dan sektor swasta untuk menjalan kan kajian yang sesuai.

9. Mempertingkatkan keselamatan dalam Perkhidmatan Awam

Dari segi keselamatan pula, semua Ketua Jabatan adalah diingatkan supaya sentiasa meningkatkan aspek keselamatan pejabat. Ini penting bagi mengelakkan berlakunya kes-kes seperti kehilangan kereta Kerajaan dan pencerobohan pejabat. Ketua Jabatan/Agensi juga diarahkan supaya mem-pertingkatkan keselamatan maklumat kerajaan yang terdapat di dalam sistem komputer. Aspek kese-lamatan seperti penjagaan kata laluan hendaklah dianggap sebagai sesuatu yang amat penting bagi mengelakkan ia disalah-gunakan oleh mana-mana pihak yang tidak ber-tanggungjawab.

Keselamatan adalah penting bagi kesejahteraan aktiviti ekonomi, sosial, budaya dan politik. Dan jika dilihat kepada apa yang berlaku hari ini, keselamatan merupakan suatu juadah atau komoditi yang kritikal di dalam pembangunan negara.

Keselamatan tidak boleh diketepikan, tidak boleh dianggap remeh atau datang sendiri bergolek. Keselamatan harus disusun dengan penentuan polisi-polisi yang mantap dan legal, serta sikap ber-tanggungjawab dan kesedaran yang tinggi oleh semua yang terlibat termasuk kita semua. Oleh yang demikian Kerajaan Negeri telah mewujudkan unit keselamatan yang diketuai oleh seorang Pengarah di Jabatan Ketua Menteri bagi melaksana, mentadbir, menilai dan mengaudit, dan mengurus penukaran arus keselamatan supaya semua jalinan-jalinan sistem yang mengendalikan soal-soal ke-selamatan sentiasa berada di tahap yang tinggi.

Keselamatan yang tinggi dan terjamin akan menambahkan aktiviti perniagaan dan juga bagi pencapaian kehidupan yang lebih berkualiti.

Program-program yang dijangka diambil oleh unit ini antara lainnya termasuklah kajian tentang keselamatan dan mengwujudkan laman web yang dipanggil SARAWAKSAFE bagi tujuan menyebar matlamat dan nasihat tentang keselamatan dan juga memain peranan consultative menjawab sebahagian besar pertanyaan yang berhubungkait dengan keselamatan.

Adalah difikirkan di zaman ICT ini banyak ancaman-acaman yang disalurkan melalui komputer termasuk jenayah komputer, penipuan dan penyebaran matlumat palsu serta scandalous. Matlumat scandalous bertujuan untuk menjatuhkan maruah sesesorang atau organisasi atau kerajaan yang memerintah. Sudah tentu semua mangsa kepada ancaman ini perlu diberi suatu pembelaan samada melalui criminal remedies atau pun civil remedies. Oleh yang demikian, unit keselamatan bersama dengan SAINS akan mengwujudkan satu jawayankuasa yang dipanggil CYBERSPACE COMMITTEE bagi tujuan menyemak dan mengenalpasti sumber-sumber matlumat tersebut dan membuat penilaiaan serta tindakan-tindakan yang diperlukan.

10. Mempertingkatkan Peranan Audit Dalam

Setakat itu, Unit Audit Dalam telah berjaya dalam usaha untuk menjalankan pelbagai aktiviti dan melaksanakan pelbagai projek tanpa mengalami apa-apa risiko yang ada kesan atau impak yang sangat serius dari segi kewangan, keselamatan dan imej Kerajaan. Aktiviti-aktiviti itu adalah seperti pengurusan kewangan, pengurusan sistem maklumat perakauanan, pengurusan aset kerajaan, pengurusan operasi penyelenggaraan, pengurusan operasi stor, pengurusan operasi prosesan maklumat, pengurusan pangkalan data dan sebagainya. Kejayaan kita mungkin kita bernasib baik sebab risiko atau kejadian yang tidak diingini yang mungkin berlaku tidak terjadi.

Pada pendapat saya, kita tidak boleh sentiasa bergantung atas nasib sama sekali. Kita mesti bersedia untuk menghadapi semua jenis risiko yang mungkin akan berlaku supaya kita tidak terperanjat jika ia berlaku dan bersedia mengambil tindakan yang wajar dan rasional. Kita perlu juga mengambil tindakan yang wajar bagi mencegah risiko-risiko berkenaan dengan setiap aktiviti atau projek berlaku.

Soalan yang timbul sekarang adalah “bilakah tindakan berkaitan dengan pengurusan risiko bermula dan siapakah yang bertanggungjawab”?

Ia sepatutnya bermula pada masa setiap aktiviti atau projek dirancangkan. Ini bermakna perancangan bagi perlaksanaan aktiviti-aktiviti dan projek-projek serta pencapaian ciri-ciri kualiti output yang diingini tidak boleh menumpukan ke atas perkara Apa, Mengapa, Bila, Di Mana, Siapa dan Bagaimana sahaja. Pengkenalpastian risiko-risiko yang mungkin akan berlaku semasa setiap aktiviti dijalankan atau projek dilaksanakan, penilaian ke atas kesan atau impak jika ianya berlaku dan tindakan yang perlu diambil untuk mencegah ia berlaku atau mengurangkan kesan atau impak jika ianya berlaku perlu dibuat pada peringkat perancangan. Permulaan tindakan pengurusan risiko pada peringkat setiap aktiviti atau projek dirancang adalah mustahak kerana perlaksanaan tindakan pengurusan risiko akan melibatkan kos. Dalam keadaan itu, Anggaran Belanjawan yang disediakan bagi setiap aktiviti atau projek akan menjadi anggaran yang lebih lengkap.

Oleh yang demikian, setiap Kementerian, Jabatan, Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan perlu menubuhkan satu jawatankuasa yang dipanggil Jawatankuasa Pengurusan Risiko. Ahli-ahli Jawatankuasa mesti terdiri daripada pegawai kanan yang mempunyai banyak pengalaman dalam pengurusan aktiviti atau perlaksanaan projek. Tugas Jawatankuasa itu adalah untuk:

i. mengenal pasti semua jenis risiko yang mungkin akan berlaku berhubungan dengan setiap jenis aktiviti atau projek berkenaan

ii. menilai kesan setiap risiko dan kebarangkalian ianya berlaku

iii. mencadangkan tindakan wajar yang perlu diambil untuk mencegah risiko berlaku atau mengurangkan kesan atau impak jika ianya berlaku

iv. menyemak tahap risiko serta kewajaran tindakan pencegahan yang telah diambil dari semasa ke semasa.

11. Peningkatan Tahap Kesihatan di dalam Perkhidmatan Awam

Kesihatan pegawai adalah perkara yang penting untuk pembangunan Perkhidmatan Awam yang efisien dan berkualiti. Pembangunan pegawai yang boleh berfikir juga memerlukan pegawai yang bukan sahaja sihat tetapi yang dapat memahami bahawa kesihatan itu merangkumi seluruh aspek kehidupan. Pegawai yang tidak sihat tidak akan dapat bekerja dengan baik atau optima. Kerajaan juga perlu berbelanja berjuta ringgit kerana membayar bil-bil dari klinik. Selain dari itu banyak masa yang terbuang oleh kerana pegawai tidak sihat dan memerlukan rawatan.

Oleh itu adalah penting semua pegawai memahami tentang pentingnya budaya hidup sihat dan cuba untuk mempraktikkannya. Wellness atau kesihatan, adalah dianggapkan satu pekara yang penting di dalam kehidupan manusia, mungkin yang paling penting.

Kesihatan tubuh badan kita bergantung dengan sejauh mana kita menjaga diri kita sendiri. Ini merupakan kunci kepada kesihatan (wellness). Tidak ada program kerajaan atau initiative sektor swasta yang dapat memberi kesihatan kepada rakyat. Penubuhan klinik dan pusat perubatan, hanya boleh meningkatkan perkhidmatan kesihatan tidak dapat menjamin kesihatan seseorang. Sebenarnya kita sebagai individu yang boleh menentukan keadaan kesihatan diri kita, bukan doktor dan ubat.

Total wellness merupakan integrasi jasmani, keadaan rohani dan perasaan jiwa kita.

Wellness is the full integration of our physical self, our mental capacity and our spiritual instincts, the body, mind and soul. Ianya ialah kesedaran bahawa apa yang kita buat, fikir, rasa dan percaya mempunyai kesan (impact) kepada sikap dan keadaan kesihatan. (attitude and our well being).

Wellness merupakan satu pilihan. Satu pilihan dalam perjalanan hidup kepada kehidupan yang lebih bahagia. Wellness is a process - a journey - satu proses yang tidak ada penghujung. Kesihatan dan kebahgian boleh didapati sekarang pada masa ini.

Wellness ialah satu cara hidup satu lifestyle yang responsif kepada kehendak badan, minda dan jiwa kita (the needs of the body, the mind and the soul). Ia merupakan satu cara kita mahu hidup dan untuk mencapai potensi kita.

Oleh itu semua pegawai kerajaan hendaklah cuba untuk mencapai satu standard baru dalam hidup kita. Apa saja keadaan fisikal kita, yang penting ialah kita mesti mencari pembaikan yang berterusan dan perubahan di dalam semua aspek kehidupan kita. Ianya lebih daripada penjagaan diri kita dari dihinggapi sakit. Ianya mencari tingkat kecemerlangan yang baru untuk keadaan kesihatan badan, minda dan jiwa kita. (It is a search for new levels of excellence in our physical, mental and spiritual health).

Kebanyakaan orang berfikir asas kesihatan ialah menjaga kesihatan kita dengan makanan yang baik, dan dengan membuat exercise pada waktu yang tertentu. Tetapi total wellness, adalah lebih dari itu. Objektif utama wellness ialah keupayaan kita untuk memperbaharui hidup kita dengan berterusan dan keupayaan untuk hidup dengan merasa ke-bahgiaan. True wellness ialah kebolehan kita untuk menjanakan satu keadaan kebahgiaan di dalam hidup kita, hari demi hari, minggu demi minggu dan tahun demi tahun.

Apalah ertinya kualiti hidup kita jika ianya satu pertarungan yang tidak berkesudahan menentang perut yang semakin besar (battle of the bulge), jika ianya merupakan satu program dieting dan exercise yang mem-bebankan diri kita. Di dalam hidup kita mahu merasa ketenangan, merasa kepuasan. Kita mahu menjadi seorang yang kreatif dan bijaksana dan dengan berbuat demikian kita akan mengecapi kenikmatan dalam semua aspek kehidupan, badan, minda dan jiwa, dan hubungan dan pembangunan diri.

Wellness is measured by the joy we derive from live, the quality of live we lead, and not the length of life we have.

Wellness adalah penting bukan saja kepada pembangunan diri seseorang tetapi juga untuk organisasi. Dengan selalu mencari untuk mencapai tahap wellness akan memberi rangsangan untuk pekerja menjadi lebih inspired and creative. Mereka yang mendapat keseronokan di dalam hidup mereka akan menjadi lebih produktif kerana mereka memperolehi keseronokan dan kepuasan dari kerja mereka. Dan mereka sedar bahawa dengan memberi khidmat kepada orang lain mereka akan mememui tujuan hidup yang sebenarnya.

Wellness ialah menentukan satu tahap yang tinggi dalam hidup, untuk bercinta, untuk kreativiti dan pembangunan akal fikiran. Jika harapan kita di dalam perkara in rendah kita tidak akan dapat merasa total wellness yang sebenar-benarnya. Setting high standard makes everyday worth living and tomorrow worth looking forward to.

Program total wellness akan diperbaiki dan diperluaskan untuk semua pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Negeri. Dengan pemahaman mendalam mengenai apa yang dikehendaki untuk pencapaiannya, kesihatan pegawai kita dari semua aspek dapat dipertingkatkan.

b) Pengstrukturan Organisasi Perkhidmatan Awam

12. Ke Arah Struktur Organisasi Masa Hadapan

Semua agensi diminta untuk mengkaji semula fungsi jabatan dan agensi dan peranan mereka dengan tujuan untuk membentuk satu perkhidmatan yang lebih kecil (leaner) tetapi lebih efisien.

Pihak Kementerian hendaklah menubuh satu taskforce untuk membuat kajian penstrukturan, dan memastikan supaya tidak ada pertindihan di dalam proses kerja.

Kita juga perlu melihat sama ada fungsi atau perkhidmatan jabatan dan agensi dapat dibuat oleh sebuah agensi sahaja. Kajian dibuat untuk melihat sama ada one-stop-counter-service dapat dipertingkatkan lagi supaya ianya membolehkan lebih banyak perkhidmatan agensi diuruskan di satu tempat dengan menggunakan kiosk elektronik.

Agensi Kerajaan hendaklah mempertingkatkan kebolehan dan keupayaan mereka kepada fungsi teras atau core functions sahaja. Kerja-kerja lain yang lebih baik dibuat oleh pihak swasta bolehlah diberi kepada sektor swasta melalui kontrak outsourcing atau privatisation. Kita juga perlu membuat hubungan rapat dengan agensi persekutuan supaya pertindihan tidak berlaku.

Sekarang isu-isu dan masaalah yang dihadapi oleh pegawai kerajaan sudah menjadi lebih kompleks dan ianya memerlukan organisasi dan pegawai yang lebih fleksibel.

Langkah-langkah hendaklah diambil untuk mengatur struktur organisasi dengan cara yang tidak formal iaitu dengan menubuhkan kumpulan atau tim yang dipertanggungjawabkan untuk menjalankan sebauh projek dari mula sampai akhir. Kumpulan ini hendaklah terdiri dar semua pegawai yang terlibat dan diberikuasa untuk membuat keputusan diatas projek tersebut.

Tujuan kita ialah supaya budaya keja ini dapat diserapkan ke dalam perkhidmatan awam negeri yang membolehkan organisasi fomal yang fleksible, lebih mendatar (flat) dibangunkan supaya bureaucracy dan red tape akan dapat dihapuskan dari perkhidmatan kita.

c) Proses Kerja

13. Proses Kerja yang lebih efisien

Kecekapan kerajaan dalam semua bidang akan dapat dipertingkatkan dengan pembaikan proses kerja. Proses kerja boleh diperbaiki dan disingkatkan dengan penggunaan IT. Pengunaan IT juga akan memberi perkhidmatan real time menerusi rangkaian elektronik.

Perkhidmatan Awam perlu memupuk pemikiran di kalangan pegawai supaya perkhidmatan cepat dan prestasi yang tinggi menjadi satu budaya kerja. Budaya ini dengan sendirinya akan menggalakkan perubahan dan pembaikan yang berterusan.

Kerja yang rutin dan berulang hendaklah dijalankan oleh mesin (automation) kerana kerja tersebut lebih senang dan economic jika dibuat oleh robot jika ada permintaan yang tinggi untuk produk tersebut. Begitu juga kerja kerja yang berat dan berbahaya seboleh-boleh nya dijalankan oleh jentera berat.

Dengan pekerja yang lebih kompeten, mereka boleh dipertanggung-jawabkan untuk membuat keputusan supaya keputusan boleh dibuat di tempat bekerja yang akan melicinkan lagi jentera pentadbiran. Dengan ini, semua agensi dikehendaki untuk menjalankan kajian atas proses kerja yang boleh diperbaiki.

14. Mempertingkatkan Proses Kawalan Kewangan

Dalam aspek pen-gurusan kewangan dan akaun, sukacita saya ingin mengingatkan semua jabatan dan agensi supaya sentiasa meningkatkan kecekapan di dalam pengurusan kewangan dan akaun masing-masing. Ini untuk memastikan semua urusan yang berkaitan dengan kewangan dan akaun diurus dengan baik. Amalan yang tidak sihat serta membazir wang kerajaan perlu dihentikan.

Saya ingin menggesa agar kawalan pengurusan perlu diwujudkan bagi memastikan arahan dan prosidur berkaitan dipatuhi supaya tanggungjawab kewangan dapat dilaksanakan dengan berkesan. Dari Laporan Ketua Audit Negara (bagi negeri Sarawak, tahun 2001) beberapa kelemahan dari segi kawalan perbelanjaan pengurusan hasil dan pengurusan harta modal dan inventori masih lagi terdapat di jabatan negeri. Oleh itu, pelaksanaan kawalan dalaman seperti semakan harian, pemeriksaan mengejut dan sebagainya harus dipertingkatkan khasnya di peringkat jabatan dan perbendaharaan kecil.

Langkah untuk menambahbaik semua urusan kewangan perlulah diambil supaya ia lebih efisien dan efektif. Jabatan Ketua Menteri contohnya, melalui penstrukturan semula organisasinya telah memperkemaskan urusan kewangan dan perakaunannya supaya ia lebih mantap dan berkesan.

Adalah disyorkan supaya Bahagian Akaun dan unit di semua Jabatan dan agensi di pertingkatkan dan diberi tanggungjawab termasuk:

i) memastikan unit-unit di bawah kawalannya mematuhi semua peraturan dan arahan yang termaktub dalam Akta Prosedur Kewangan, Arahan Perben-daharaan, Pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari masa ke semasa;

ii) menyelia, membimbing dan memberi bantuan untuk melengkapkan pegawai dan kakitangan dengan kemahiran serta ilmu yang bersesuaian dalam bidang perakaunan dan kewangan yang diperlukan oleh mereka; dan

iii) merancang dan seterusnya memantau semua urusan yang berkaitan dengan perakaunan dan kewangan kerajaan di unit-unit ini.

Jabatan Ketua Menteri juga bercadang untuk memusatkan aktiviti kewangan dan perakaunan di beberapa unit di bawahnya ke Unit Pentadbiran Am. Pemusatan aktiviti-aktiviti kewangan ini juga patut di contohi oleh agensi-agensi lain supaya perancangan dan pemantauan ke atas aktiviti perakaunan dan kewangan bagi unit-unit ini dapat diperkemas dan dipermudahkan; Ianya juga akan membolehkan penyelarasan proses penghantaran laporan kewangan kepada Pejabat Perbendaharaan Negeri pada setiap bulan dan proses ini boleh dipercepatkan lagi. Pemusatan juga membolehkan transaksi perbelanjaan harian unit-unit yang terlibat dapat dirancang serta dipantau dengan lebih teratur dan berkesan.

d) Pembangunan ICT

15. Pembangunan ICT Bersapadu yang lebih Pesat

Penyeragaman Produk dan teknologi

Semenjak penubuhan SITC atau Majlis Teknologi Maklumat Negeri (sekarang SITRC) dalam tahun 1993, fokus utamanya ialah kepada pelaksanaan ICT di Kementerian dan Jabatan. Selain pihak berkuasa tempatan yang besar, semua pihak bekuasa tempatan dan badan berkanun Kerajaan Negeri telah membangunkan program ICT sendiri. Ini merupakan peraturan sementara oleh kerana SITRC mempunyai bidang kuasa di atas pembangunan dan pengurusan ITC di semua Agensi kerajaan Negeri. Semua Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan adalah dikehendaki dari sekarang untuk mengemukakan ran-cangan, program dan pembelian untuk kelulusan SITRC. Dengan ini semua hardware and software yang digunapakai oleh Perkhidmatan Awam Negeri termasuk Badan Berkanaun dan Pihak Berkuasa Tempatan dapat diseragamkan. Penggunaan Open Source Software

Untuk menjimatkan kos, Kerajaan Negeri telah bersetuju untuk menggunakan open source software di mana boleh. Kerajaan telah bersetuju dengan pengunaan Star Office version 6 sebagai office automation (OA) software yang baru. Pengunaan dan pembelian of other OA software yang lain hanya akan dibenar jika betul-betul ada keperluan.

Pembayaran secara elektronik

Semua agensi pengeluar bil dikehendaki untuk menghantar bil mereka dan menerima bayaran dengan menggunakan system electronic bills presentment and payment (EBPP). Mereka dikehendaki bekerjasama dengan Unit ICT. Sekarang pembayaran bil kepada agensi bukan kerajaan Negeri boleh juga dibuat menerusi sistem EBPP.

Semua pegawai kerajaan Negeri adalah digalakkan menggunakan EBPP oleh kerana ia menjimatkan masa dan membolehkan bayaran dibuat pada masa tertentu.

16. Plan Strategik ICT untuk Perkhidmatan Awam Negeri

Semua agensi Kerajaan Negeri dikehendaki untuk menyemak Rancangan ICT bagi tahun 2003 – 2007 sebagai sebahagian daripada pen-yelarasan tahunan. Perancangan ini akan dipanjangkan ke daerah-daerah dalam tahun ini. Chief Information Officers (CIOs) dari semua Pejabat Daerah akan dilantik dan diberi latihan mengenai metodologi penyiapan plan ini.

Agensi-agensi yang telah kehilangan CIO mereka oleh kerana perpindahan tempat kerja dikehendaki membuat saranan yang akan dipertimbangkan oleh Unit ICT.

Untuk makluman, 57 projek ICT telah diluluskan untuk pelaksanaan pada tahun 2003. Ini termasuk permohonan yang diterima pada tahun 2002.

Kerajaan juga telah bersetuju supaya semua borang yang tidak tertutup termasuk borang permohonan pekerjaan mestilah dimasukkan ke dalam sistem komputer yang boleh dipindahmuat (downloadable) dariapda internet. Semua agensi hendaklah memberi sokongan kepada usaha ini.

Semua agensi perlu mengatur secara berterusan latihan yang diperlukan oleh pegawai yang menjalankan kerja IT untuk mempertingkatkan kebolehan dan pengetahuan mereka. Mereka ini termasuk: CIO (Chief Information Officer) IT Focal Person, Pegawai keselamatan ICT dan Webmaster.

17. Peningkatan Penggunaan Bersama Data-Data Kerajaan

(Information Sharing)

Semua maklumat yang diambil, disimpan dan digunakan adalah hak milik Kerajaan. Kecuali dokumen tersebut mengancam keselamatan dan ditanda sebagai rahsia, ianya mestilah digunakan bersama-sama agensi lain yang memerlukannya.

Pengunaan bersama data yang ada pada kita adalah perlu jika kita mahu mengurangkan pertindihan dan pembaziran. Dan memastikan keutuhan data dan informasi untuk membuat keputusan.

Dengan adanya rangkaian Sarawaknet yang disambung ke semua agensi termasuk badan berkanun dan kuasa-kuasa tempatan, penggunaan bersama data ini akan dapat dibuat dengan lebih luas lagi.

Semua ketua jabatan dan agensi diminta untuk berkerjasama di dalam pengendalian data mereka supaya dapat digunapakai oleh semua mereka yang memer-lukannya melalui Sarawaknet.

Perancang Negeri

Tidak dapat dinafikan bahawa sebagai anggota perkhidmatan awam, kita sedang berhadapan dengan pelbagai cabaran lebih lebih lagi dalam hal-hal pembangunan. Era IT dan globalisasi menghendaki kita untuk memperhebatkan kemahiran, pengetahuan dan tahap profesionalisme kita. Aspirasi dan expectation rakyat yang kian meningkat memerlukan agar kita lebih sensitif dan lebih bijak menangani isu-isu semasa dan yang bakal muncul.

Kajian Separuh Penggal RMK8 (KSP-RMK8)

Sepertimana yang kita sedia maklum, kita telah pun memasuki tahun ketiga Rancangan Malaysia Ke Lapan. Pada tahun ini, kita akan mengkaji semula pencapaian projek-projek RMK8 yang telah dilaksanakan. Untuk itu, proses Kajian Separuh Penggal Rancangan Malaysia Ke Lapan (KSP-RMK8) telah dimulakan.

KSP-RMK8 diadakan dengan tujuan untuk menilai kemajuan pembangunan ekonomi negeri bagi tempoh dua tahun pertama 2001-2002, mengenalpasti halangan yang dihadapi dan langkah-langkah yang diambil untuk mengatasi isu-isu yang menjejaskan pertumbuhan ekonomi. Kajian ini juga meneliti prospek bagi tempoh akhir Rancangan serta mencadangkan strategi yang sesuai untuk mempercepatkan pencapaian Dasar Pembangunan Nasional (DPN) dan status negeri maju menjelang tahun 2020.

Pekeliling mengenai KSP-RMK8 bagi negeri Sarawak akan dikeluarkan sebaik sahaja kita menerima pekeliling daripada pihak Unit Perancang Ekonomi (UPE), Kuala Lumpur. Sejajar dengan ini, saya ingin mengesa semua Setiausaha Tetap, Residen dan Ketua Jabatan meneliti dan memberi perhatian serius terhadap penyemakan semula program dan projek pembangunan RMK8 dan bekerjasama dengan Unit Perancang Negeri (SPU) dan Unit Pelaksanaan dan Pemantauan Projek (PIMU).

Selaras dengan visi pencapaian 100% dalam pelaksanaan projek RMK8, komitmen, sokongan dan kerjasama daripada semua pegawai dan kakitangan kerajaan amatlah diperlukan. Memandangkan kepada kepentingan ini, proses penilaian KSP yang bermula tahun ini, akan melibatkan perkara-perkara berikut:

a) Menyemak semula dan menentukan keutamaan projek-projek yang telah diluluskan dalam Rancangan Malaysia dan di mana perlu menyusun semula termasuk menggugurkan projek-projek yang didapati tidak sesuai lagi.

b) Mengkaji dan menilai semula prospek perlaksanaan program/projek pembangunan Rancangan Malaysia dan seterusnya mengenalpasti serta menge-mukakan cadangan dan langkah-langkah yang perlu bagi mengatasi masalah-masalah yang sedang dihadapi.

c) Menimbang cadangan-cadangan projek baru untuk dilaksanakan dalam jangka masa 2003-2005.

d) Mengemukakan cadangan untuk memperbaiki kelemahan dalam pelaksanaan projek

Untuk tujuan ini, beberapa kumpulan perancang antara agensi (IAPG) dan Kumpulan Kerja Teknikal (TWG) akan dibentuk dan saya minta semua yang terlibat supaya memberi sumbangan masing-masing dalam semangat kerja berpasukan (teamwork).

Pelan Strategik Bahagian (2003-2015)

Sebagai usaha untuk memantapkan lagi proses pembangunan pada tahun ini, kita akan memberi perhatian khusus kepada perancangan pembangunan di peringkat bahagian. Untuk itu, setiap bahagian akan menyediakan Pelan Strategik Bahagian (Divisional Strategic Plan). Secara amnya, pelan ini memberi fokus kepada isu-isu utama yang dihadapi oleh setiap bahagian dalam jangka masa 5 – 10 tahun akan datang.

Kepentingan Pelan ini adalah :

• Sebagai panduan untuk merangka pembangunan bahagian di masa hadapan

• Sebagai kerangka untuk menghubung aktiviti perancangan dengan aktiviti pelaksanaan.

• Untuk menjajarkan pelan pembangunan bahagian dengan objektif pembangunan negeri secara keseluruhan.

• Memastikan penyelarasan pembangunan bahagian secara menyeluruh

Saya ingin menyeru agar semua Residen memberi perhatian yang serius terhadap pengubalan pelan strategik masing-masing.

Pelaksanaan & Pemantauan Projek

Salah satu tanggungjawab penting kebanyakan agensi kerajaan adalah di dalam pelaksanaan projek pembangunan khususnya projek RMK8. Tanggungjawab ini dijalankan sama ada selaku agensi klien ataupun agensi pelaksana. Namun demikian matlamatnya adalah sama, iaitu untuk memastikan supaya semua projek pembangunan dapat dilaksanakan dengan jayanya mengikut jadual, kualiti dan kos yang telah dirancang. Beban tanggungjawab ini menjadi semakin mencabar apabila bilangan dan kos projek meningkat tetapi sumber (Kewangan dan kakitangan) tidak banyak berubah. Di sinilah ukuran productivity menjadi kritikal, iaitu apakah agensi kerajaan masih dapat menjalankan tanggungjawab ini dengan cekap dan berkesan untuk memenuhi kehendak pelanggan yang semakin meningkat.

Oleh yang demikian saya ingin menasihat semua agensi kerajaan yang terlibat dalam projek pembangunan ini untuk mengkaji semula semua prosidur dan proses mereka dalam melaksanakan sesuatu projek. Cara yang mudah ialah dengan mendokumentasikan semua proses pelaksanaan dalam bentuk proses kerja (work process) dan aliran kerja (work flow) dengan menentukan tempoh masa yang diambil bagi setiap proses. Dengan berbuat demikian, agensi akan dapat mengesan masa sebenar yang diambil dalam setiap proses dan sama ada sesuatu proses itu ada memberi nilai tambah atau sebaliknya. Sekiranya tidak, maka adalah penting untuk proses tersebut dikaji semula supaya ia menjadi lebih mudah dan berkesan. Pemantauan projek juga akan dapat dijalankan dengan lebih teratur kerana punca kelewatan akan dapat diketahui dengan serta merta. Oleh yang demikian saya berharap agar semua Ketua Jabatan memberi perhatian yang serius terhadap perkara ini kerana mendokumen-tasikan proses kerja bukan hanya bertujuan untuk mendapat Sijil ISO tetapi yang lebih penting adalah untuk memperbaiki proses dan mutu kerja sesuatu agensi.

Pada tahun ini Kerajaan Negeri akan menganjurkan Persidangan Residen, Timbalan Residen dan Pegawai Daerah Negeri Sarawak pada 7 dan 8 April 2003 yang mana juga adalah bersempena dengan Perayaan Ulang Tahun ke- 40 Kemerdekaan Sarawak Dalam Malaysia. Dalam hal ini saya ingin menasihatkan semua Residen supaya dapat menyiapkan Profail Bahagian masing-masing dengan segera kerana Profail Bahagian merupakan keperluan penting (building blocks) di dalam penyediaan Pelan Perspektif Bahagian. Saya juga ingin menasihatkan semua agensi kerajaan supaya dapat memberi kerjasama yang sepenuhnya kepada pihak Residen di dalam menjayakan penyediaan Profail Bahagian masing-masing.

Pada tahun lepas Kerajaan Negeri telah diperuntukkan sejumlah hampir RM195 juta dengan bilangan projek sebanyak 4,149 bagi melaksanakan Projek Kecil (Peringkat Parlimen) –PKPP. Prestasi pelaksanaan sehingga 10 Januari 2003 adalah memuaskan di mana hanya 9 projek tidak dapat dilaksanakan dan pencapaian kewangan adalah sebanyak 81.5%. Walaupun berhadapan dengan kekangan masa (kurang dari 3 bulan) dan pelbagai isu lain, Pejabat Residen dan Daerah sekali lagi dapat menjalankan tugas ini dengan baik. Kejayaan ini dapat dicapai kerana adanya komitmen dan kerjasama yang jitu antara agensi di peringkat Bahagian dan Daerah. Syabas saya ucapkan.

Program Tahun 2003

Kita sedia maklum bahawa tahun 2003 ini menjanjikan lebih banyak kesibukan yang menanti semua kakitangan awam kerana tahun ini telah diisytiharkan sebagai Tahun Pelancongan Sarawak dan Tahun Sambutan Jubli Delima 40 tahun Sarawak Merdeka. Saya berharap semua kakitangan awam yang terlibat nanti menyumbang dan mengembeleng tenaga, berusaha dengan semangat kerja berpasukan bagi menjayakan hasrat dan cita-cita kerajaan dan rakyat Sarawak dalam semua program perayaan ini.

Sebagai tuan rumah dan penganjur beberapa persidangan, mesyuarat dan sambutan perayaan di peringkat antarabangsa, kebangsaan dan negeri tidak dapat dinafikan peranan dan penglibatan Jabatan dan Agensi kerajaan serta pegawai dan anggota perkhidmatan awam menjadi amat mustahak dan kritikal dalam upacara perayaan dan sambutan yang berpanjangan seperti ini. Kita haruslah bersedia dan komited ke arah menjana kecemerlangan dalam usaha-usaha murni ini.

Penutup

Sebagai penutupnya, sekali lagi saya ingin merakamkan terima kasih kepada semua yang hadir pagi ini. Pagi ini, kita akan melancarkan versi baru laman web saya ia itu SS Corner, dan untuk pertama kalinya, akan kita letakkan di Internet. Ini adalah bertujuan untuk memberi peluang kepada lebih ramai kakitangan awam terutama rakan-rakan kita yang berkhidmat di bawah Jabatan Persekutuan untuk melayari laman web ini. Saya ingin menjemput semua untuk melanggan kepada laman web ini agar memudahkan penyaluran maklumat dari pejabat saya kepada semua. Semua ucapan, kertas kerja, bahan taklimat dan berita-berita semasa yang dipetik daripada akhbar-akhbar mengenai majlis yang bersangkutan dengan saya akan dimasukkan serta merta dalam laman web ini. Dengan cara melanggan dengan laman web ini, bahan-bahan tersebut akan dihantar secara automatik kepada semua. Ini adalah selaras dengan usaha kita untuk menyampaikan dan menyalurkankan maklumat secara pantas dan efisien. Inilah antara yang kita maksudkan selama ini sebagai information and knowledge sharing. Saya boleh memberi jaminan bahawa laman web saya sentiasa dikemaskini, hampir setiap hari. Bahkan ucapan saya pada sebelah pagi akan terus dipamerkan di laman web saya pada sebelah petangnya. Begitu juga dengan email-email yang dihantar, kita akan berusaha untuk ‘response’ atau mengambil tindakan dengan segera.

 
 



Special Focus | News | Teamwork | Sports & Recreation | Know Your Sub-District | Agensi & Anda | Recognising Service Provider | Quality Management


Main Page | Archives: 2007: December 2007 | November 2007 | October 2007 | September 2007 | August 2007 | July 2007 | June 2007 | May 2007 | April 2007 | March 2007 | February 2007 | January 2007

2006: September 2006 - November 2006 | June 2006 - August 2006 | May 2006 | April 2006 | March 2006 | February 2006 | January 2006

2005: December 2005 | November 2005 | October 2005 | September 2005 | August 2005 | July 2005 | June 2005 | May 2005 | April 2005 | March 2005 | February 2005 | January 2005

2004: December 2004 | Sept 2004 - Nov 2004 | June 2004 - August 2004 | May 2004 | April 2004 | March 2004 | February 2004 | January 2004

2003: December 2003 | November 2003 | October 2003 | September 2003 | August 2003 | July 2003 | June 2003 | May 2003 | April 2003 | March 2003 | February 2003 | January 2003

2002: December 2002 | November 2002 | October 2002 | September 2002 | August 2002 | July 2002 | June 2002 | May 2002 | April 2002 | March 2002 | February 2002 | January 2002

2001: December 2001 | November 2001 | October 2001 | September 2001 | August 2001 | July 2001 | June 2001 | May 2001 | April 2001 | March 2001 | February 2001 | January 2001

2000: December 2000 | November 2000 | October 2000 | September 2000 | August 2000 | July 2000 | June 2000 | May 2000 | April 2000 | March 2000 | February 2000 | January 2000

1999: December 1999 | November 1999 | October 1999 | September 1999 | August 1999 | July 1999 | June 1999 | May 1999 | April 1999 | March 1999 | February 1999 | January 1999

1998: December 1998 | November 1998 | October 1998 | September 1998 | August 1998 | July 1998 | June 1998 | May 1998 | April 1998 | March 1998 | February 1998 | January 1998